いい会議、悪い会議チェックリスト

1)会議はいつも予定された時間通りに始まる

・・・【YES→5点 NO→0点】

会議の重要性を感じさせるため、また「どうせ時間通りには始まらないし」など参加者のやる気を削がないためには、時間厳守で開始することは鉄則。


2)その日、話し合われるテーマが事前にわかっている

・・・【YES→5点 NO→0点】

会議で検討されるテーマが告知されていないと事前準備もできない。趣旨説明などにも貴重な時間を奪われる。


3)会議の進行役はいつも上司である

・・・【YES→0点 NO→5点】

特にアイデアを出す会議においては、上役が進行役を担当すると、自由な意見が出にくくなる場合がある。


4)会議には記録者がいる

・・・【YES→5点 NO→0点】

出席者が全員メモを取る状態は、会議への集中力を減退させる。議論を活発にするためには、会議のポイントをまとめてリアルタイムにホワイトボードなどに記録する能力がある記録者が必要。


5)会議が始まる前に緊張をほぐす 雑談の時間がある

・・・【YES→0点 NO→5点】

無駄な挨拶や雑談などは緊張をほぐす効果はあるが、わざわざ、そのための時間を取るのはまったく無駄である。


6)いつも席順が決まっている

・・・【YES→0点 NO→5点】

席順が決まっていると上下関係が反映されやすくなる。また、いつも同じ環境では緊張感も薄れ、マンネリになる。


7)会話が盛り上がり、よく脱線して笑いが絶えない

・・・【YES→0点 NO→5点】

話しが盛り上がり笑いが絶えないのは好ましいが、脱線してはかえってマイナス。集中力も途切れる。


8)オピニオンリーダー的な影響力の強い人が会議を引っ張る

・・・【YES→0点 NO→5点】

少数の人間が会議の意見を形づくるのは、それ以外の人間の意欲や参加意識を減退させる。


9)会議中によく電話がかかってくる

・・・【YES→0点 NO→5点】

緊張と集中のためにはマイナス。「会議中です」と断っても取引先はたいがい許してくれるはず。しかしそれが、あまりに頻繁だと問題がある。


10)反対意見がよく出るので、殺気立つことがある

・・・【YES→5点 NO→0点】

たとえ、喧嘩腰になってでも、モノを言える環境は大切。


11)駄目な意見を出した人には、個人攻撃さえ辞さない

・・・【YES→0点 NO→5点】

どんな意見でも忌憚なく話し合うのは大切だが、会議は個人攻撃の場所ではない。


12)会議前に根回しが済んでいるので、会議が短時間で終わる

・・・【YES→0点 NO→5点】

事前に根回しをすることを習慣化した会議は反対意見を封殺してしまう可能性が高い。会議の本質から逸脱した行為。


13)会議中に言えなかったことも、あとで聞いてくれる

・・・【YES→0点 NO→5点】

会議終了後に直訴するのは、会議の価値を下げる行為。本来は会議の席で発言すべき。質の高い会議を運営をするためにはマイナスとなる。


14)多数決で決定する民主的な会議である

・・・【YES→0点 NO→5点】

多数決で決めるという行為は決定的意見がないことの代名詞。議論が尽くされていないことと同義。もう少し話し合う努力を要する。


15)一度も発言しない参加者がいる

・・・【YES→0点 NO→5点】

参加意識が低い参加者は会議進行の妨げ。進行役は出席者をグループ化して話し合わせるなどして、発言しやすいようにすべき。


16)決定できずに次回の会議に持ち越すことがよくある

・・・【YES→0点 NO→5点】

何の決定もないと参加者の達成感を殺してしまう。決定に向けて全員で話し合う姿勢を育てるべき。


17)会議中にティータイムがある

・・・【YES→0点 NO→5点】

第三者がお茶を運んでくれるティータイムはタイミングを外すと緊張感を壊す。欲しい時に自分で取れるようにしたほうが気分転換にもなる。


18)意見の対立があっても、すぐ執り成してくれる

・・・【YES→0点 NO→5点】

対立があってこそ会議。それをすぐ取り成してしまっては、いい会議にならない。


19)会議について反省をする時間がある

・・・【YES→5点 NO→0点】

会議のルールづくり、参加者の意識向上のために、会議終了後に反省点を述べ合い、次回の会議をよりよりものにする努力をすべき。特に会議の方法論を学んできていない日本では、この「振り返り」行為は大きな効果を生む。


20)会議が時間通りに終わる

・・・【YES→5点 NO→0点】

その後のスケジュールがある人にとって、会議の終了時間が決まっていないと、焦って会議に集中できなくなる。時間通りに終わるのは基本。


判定


90〜100点 理想的な会議。あなたの会社は間違いなく業績が上がっているはずです。


75〜85点 いい会議。業績もいいはずです。今後は、会議のルールづくりと反省を強化して、さらにいい会議にするのは容易です。


55〜70点 普通の会議。参加者の中には会議に対する不満があるはず。参加者の意識改革と運営方法の再検討をするべき。


35〜50点 悪い会議。できることなら会議に出たくないと思っているメンバーも多いはず。基本的な会議のルールを学習するべき。


0〜30点 会議失格。もはや会議とは言わない。会議すればするほど部内に不満がたまっていきます。